Almera – Information Management

Aviso de Privacidad

Almera Information Management S.A.S con NIT 900.156.470-3, ubicada en la Carrera 23 C # 62-72 Oficina 1006 de la ciudad de Manizales, con correo info@almeraim.com, en cumplimiento de la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012, el Capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015 y demás disposiciones que las modifiquen, adicionen o complementen; informa a todos los clientes, colaboradores, proveedores, y cualquier tercero interesado; que cumplimos con las exigencias especiales para la protección de datos personales de menores de edad (niños, niñas y adolescentes) y de los adultos que suministran sus datos personales para su uso previsto; preservando su protección, conservación y garantizando su uso responsable y seguro, procurando proteger el derecho a la privacidad y protección de su información personal y toda aquella que nos suministró a través de nuestros formatos y demás medios que fueron empleados.

TRATAMIENTO DE DATOS

Almera Information Management S.A.S., actuando en calidad de responsable del tratamiento de datos personales, emplea la información suministrada para el adecuado desarrollo de sus actividades, así como para el fortalecimiento de sus relaciones con terceros. Por ello, Almera Information Management S.A.S. recolecta, almacena, usa, circula y suprime datos personales correspondientes a personas con quienes tiene o ha tenido relación, tales como clientes, trabajadores, proveedores y demás que la organización adquiera por la naturaleza de sus actividades. Adicionalmente, el SGI y sus aplicaciones móviles podrán captar información o datos sensibles y personales de los usuarios que incluyen, sin limitarse a ello, información de identificación personal, autenticación, IPs, datos relacionados con la ubicación del dispositivo o geolocalización, mensajes SMS, información de WhatsApp, permisos sobre el micrófono y cámara, almacenamiento de datos y archivos, y otros datos sensibles relacionados con el uso o el dispositivo, de acuerdo con las características de los módulos y las necesidades específicas del cliente.

FINALIDAD DE LOS DATOS PERSONALES

Los datos personales recolectados por ALMERA son incluidos en bases de datos organizadas, a las cuales tiene acceso el personal autorizado de la empresa, únicamente en ejercicio de sus funciones, advirtiendo que en ningún caso está autorizado el tratamiento de la información para fines diferentes a los siguientes:

Datos personales de empleados: estos datos son utilizados para realizar las siguientes actividades:

Corroborar la información suministrada al cargo que se requiere contratar.
Conocer el entorno personal, familiar y social, como un paso dentro del proceso de selección.
Afiliaciones de ARL, salud y pensión.
Pago de nómina.
Notificar información acerca de labor.
Realizar seguimiento al desempeño.
Gestión de recursos humanos.
Seguimiento a actividades y participación en comités.
Pago de obligaciones adquiridas con la empresa ALMERA.
Cualquier otra actividad de acuerdo con el objeto social de la empresa.

Datos personales de clientes: estos datos son utilizados para realizar las siguientes actividades:

Seguimiento del cliente.
Elaboración de soportes contables y documentación requerida para el suministro del servicio.
Envío de comunicaciones informativas vía física, verbal o electrónica.
Elaboración de facturación por servicios prestados.
Cualquier otra actividad de acuerdo con el objeto social de la empresa.

Datos personales de proveedores: estos datos son utilizados para realizar las siguientes actividades:

Compra o contratación de bienes y servicios requeridos por la organización.
Pagos y transferencias de dinero.
Comunicación con el proveedor.
Referenciar en el mercado.
Creación de terceros en el sistema de información y sistemas de gestión.
Cualquier otra actividad de acuerdo con el objeto social de la empresa.

Datos personales de socios: estos datos son utilizados para realizar las siguientes actividades:

Creación de los socios en los sistemas de información.
Transferencias de dinero.
Comunicación con el socio.
Cualquier otra actividad que esté relacionada estrictamente con la naturaleza de la empresa.

Tiempo de retención

El tiempo de retención será de 20 años contados a partir de la finalización de la relación contractual o comercial.

FORMA DE RECOLECTAR LOS DATOS PERSONALES

Los datos personales recolectados por ALMERA se hacen a través de los siguientes mecanismos:

Datos personales de empleados:

A través de las hojas de vida de los candidatos o empleados.
A través de convenios de práctica.
A través del contrato de trabajo.
A través de la firma de acuerdos de confidencialidad y autorización de tratamiento de datos personales.
A través de ofertas laborales.
En el desarrollo de entrevistas de trabajo.
Mediante formatos de afiliación a la EPS, ARL, AFP, Cajas de compensación, etc.
Mediante de autorización de IP para el uso de aplicaciones institucionales y conexiones a VPN.

Datos personales de clientes:

Mediante el intercambio de correos electrónicos.
A través del acceso a páginas Web de la compañía.
A través de llamadas telefónicas.
Mediante eventos realizados o asistencia a ferias empresariales.
Mediante las transmisión o transferencia por parte de Aliados estratégicos.
Mediante acercamientos comerciales.
A través de referenciaciones con otras instituciones.
A través de la firma de contratos.

Datos personales de proveedores:

Compra o contratación de bienes y servicios requeridos por la organización.
Pagos y transferencias de dinero.
Comunicación con el proveedor.
Creación de terceros en el sistema de información y sistemas de gestión.
Firmas de contratos marco y órdenes de servicio.
A través de la firma de acuerdos de confidencialidad y autorización de tratamiento de datos personales.
Referenciaciones.
Cualquier otra actividad de acuerdo con el objeto social de la empresa.

Datos personales de socios:

Transferencias de dinero.
Comunicación con el socio.
Cualquier otra actividad que esté relacionada estrictamente con la naturaleza de la empresa.

DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS PERSONAS

De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el Titular de los Datos Personales tendrá los siguientes derechos:

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del tratamiento o encargados del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento.

c) Ser informado por el responsable del tratamiento o el encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.

d) Presentar ante la superintendencia de industria y comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la superintendencia de industria y comercio haya determinado que, en el tratamiento, el responsable o encargado ha incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la constitución.

f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento de conformidad con el artículo 2.2.2.25.4.1 del decreto 1074 de 2015. El ejercicio de los derechos antes mencionados podrá ser ejercidos por:

a. El titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el responsable.

b. Sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.

c. El representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.

d. Estipulación a favor de otro o para otro.

RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS

Responsable: Almera Information Management S.A.S
NIT: 900.156.470-3
Domicilio: Manizales, Caldas
Dirección: Carrera 23 C # 62-72 Oficina 1006
Correo Electrónico: info@almeraim.com
Formulario para la Solicitud para el acceso, actualización, rectificación y eliminación de datos personales

PROCEDIMIENTOS

Procedimiento de consultas:

El Titular de los Datos Personales, sus causahabientes, sus representantes y/o apoderados podrán realizar consultas sobre los datos personales que reposen en la organización, de acuerdo con las siguientes reglas:

1. La solicitud será analizada para verificar la identificación del titular. Si la solicitud es formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, de conformidad con las leyes vigentes, la solicitud será rechazada.

2. Todas las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de esta, en esta se corrobora que base de datos corresponde (según el tipo de persona que manifiesta la solicitud) y se manifiesta al titular o a sus causahabientes la información requerida.

3. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Evaluación de Impacto de Privacidad o Evaluación de Impacto de Protección de Datos:

Datos: Los activos de información incluyendo la información identificada por los respectivos líderes de proceso serán evaluados bajo los criterios definidos dentro de la plataforma ALMERA en el módulo ALMERA -SGSI. Dicho módulo incluirá los activos de información para cada una de los propietarios y custodios parametrizados en la plataforma ALMERA. Se tendrán en cuenta los aspectos de:

Confidencialidad:

Información Pública Reservada: Información disponible sólo para un proceso de la entidad y que en caso de ser conocida por terceros sin autorización puede conllevar un impacto negativo de índole legal, operativa, de pérdida de imagen o económica.
Información Pública Clasificada: Información disponible para todos los procesos de la entidad y que en caso de ser conocida por terceros sin autorización puede conllevar un impacto negativo para los procesos de esta. Esta información es propia de la entidad o de terceros y puede ser utilizada por todos los funcionarios de la entidad para realizar labores propias de los procesos, pero no puede ser conocida por terceros sin autorización del propietario.
Información Pública: Información que puede ser entregada o publicada sin restricciones a cualquier persona dentro y fuera de la entidad, sin que esto implique daños a terceros ni a las actividades y procesos de la entidad.
Información No Clasificada: Activos de Información que deben ser incluidos en el inventario y que aún no han sido clasificados, deben ser tratados como activos de INFORMACIÓN PUBLICA RESERVADA.

Disponibilidad:

Alta: La no disponibilidad de la información puede conllevar un impacto negativo de índole legal o económica, retrasar sus funciones, o generar pérdidas de imagen severas a entes externos.
Media: La no disponibilidad de la información puede conllevar un impacto negativo de índole legal o económica, retrasar sus funciones, o generar pérdida de imagen moderado de la entidad.
Baja: La no disponibilidad de la información puede afectar la operación normal de la entidad o entes externos, pero no conlleva implicaciones legales, económicas o de pérdida de imagen.
No Clasificada: Activos de Información que deben ser incluidos en el inventario y que aún no han sido clasificados, deben ser tratados como activos de información de disponibilidad ALTA.

Integridad:

Alta: Información cuya pérdida de exactitud y completitud puede conllevar un impacto negativo de índole legal o económica, retrasar sus funciones, o generar pérdidas de imagen severas de la entidad.
Media: Información cuya pérdida de exactitud y completitud puede conllevar un impacto negativo de índole legal o económica, retrasar sus funciones, o generar pérdida de imagen moderado a funcionarios de la entidad.
Baja: Información cuya pérdida de exactitud y completitud conlleva un impacto no significativo para la entidad o entes externos.
No Clasificada: Activos de Información que deben ser incluidos en el inventario y que aún no han sido clasificados, deben ser tratados como activos de información de integridad ALTA.

Todas las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles.

Procedimiento para la presentación de reclamos para la actualización, corrección, rectificación, supresión o revocatoria de la autorización:

El titular, o sus causahabientes, que consideren que la información contenida en las bases de datos del Organización debe ser objeto de corrección, actualización, rectificación o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes de la organización, podrán presentar un reclamo de acuerdo con las siguientes reglas:

1. La solicitud será analizada para verificar la identificación del titular. Si la solicitud es formulada por persona distinta del titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél de conformidad con las leyes vigentes, la solicitud será rechazada.

2. El reclamo debe contener la siguiente información:

a) La identificación del titular.

b) Los datos de contacto (dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto).

c) Los documentos que acrediten la identidad del titular, o la representación.

d) La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular busca ejercer alguno de los derechos.

e) La descripción de los hechos que dan lugar al reclamo.

f) Los documentos que se quiera hacer valer.

3. Si el reclamo resulta incompleto, la organización se comunicará con el interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

4. En caso de quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

5. Una vez recibido el reclamo completo, se procederá a realizar la actualización, corrección, rectificación, supresión o revocatoria de la autorización de los datos personales.

6. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuese posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

AUTORIZACIÓN DEL TITULAR

Antes de proceder con el tratamiento de los datos personales, ALMERA se compromete a obtener el consentimiento previo, expreso e informado del titular de los datos. Este consentimiento se solicitará claramente destacando los siguientes aspectos:

La autorización se puede recoger a través de diferentes medios, como formularios en papel, correos electrónicos, formularios web, o cualquier otro método que permita garantizar su registro y conservación para eventual verificación. Se asegurará de que el titular de los datos tenga acceso a la política de tratamiento de la información o el aviso de privacidad y entienda completamente el alcance del consentimiento que otorga. Así mismo en caso de que se requiera se indicará al titular que tiene la opción de no otorgar su autorización para el tratamiento de sus datos personales en los casos en que no sea un requisito legal o contractual. También Se facilitará al titular el procedimiento para retirar su consentimiento, lo cual no afectará la legalidad del tratamiento basado en el consentimiento previo a su retiro.

ALMERA mantendrá un registro de las autorizaciones otorgadas por los titulares de los datos para demostrar su cumplimiento con la ley y facilitar el ejercicio de los derechos de los titulares.

REGISTRO DE ACTIVIDADES Y AVISO DE PRIVACIDAD

ALMERA mantiene un registro de todas las solicitudes y acciones realizadas por los titulares de los datos, así como los procedimientos de respuesta correspondientes.

Este registro se conservará de forma segura y se tratará como información confidencial. Solo personal autorizado con obligaciones de confidencialidad podrá acceder a este registro, y se utilizará únicamente para fines de verificación de cumplimiento legal, seguridad de la información, y para facilitar el ejercicio de los derechos de los titulares de los datos.

Aviso de Privacidad: Almera Information Management S.A.S. se compromete a mantener un Aviso de Privacidad completo y actualizado, disponible para los titulares de los datos personales. Este aviso proporcionará información transparente sobre las prácticas de tratamiento de datos de la empresa, incluyendo:

Identidad y datos de contacto del responsable del Tratamiento y del Encargado del Tratamiento.

Finalidades del tratamiento de datos y base legal para el mismo.

Descripción de los derechos de los titulares de los datos y cómo ejercerlos.

Información sobre transferencias de datos a terceros países o entidades internacionales, en su caso.

Plazos de conservación de los datos personales.

El Aviso de Privacidad estará accesible en la página web de la empresa, en oficinas y en cualquier lugar donde se realice la recolección de datos personales. Se proporcionarán copias del Aviso de Privacidad a los titulares de los datos a petición y sin costo alguno. La empresa se asegurará de que el Aviso de Privacidad sea fácilmente accesible y comprensible para los titulares de los datos.